「定款」とは?作成する意味と目的、記載すべき事項と流れ・留意点は

起業家が新たに事業を起こし、会社を設立する際には、「定款(ていかん)」を整える必要があります。

会社を設立するにあたっては、経営者としては定款の意味をある程度理解していることが求められます。定款作成は専門家に委ねることも可能ですが、事業運営上最も重要な書類なので、しっかりと認識し、対応することが重要です。

定款について詳しく解説します。

定款作成の意味

定款とは、会社の憲法ともいえるもので、会社設立にあたっての手続き上必ず作成しなければならない書類の一つです。会社法では、会社の運営について、「定款自治」(法律違反のない限り、定款で自由に定めてよい)と規定しています。

この趣旨からも、定款を作成することは、これから新たに設立する会社での法律上の根本規則(最も重要な決まりごと)を策定することを意味します。

定款の作成にあたっては、株式会社の場合は発起人全員によって作成することが求められ、必要事項を記載し、発起人が署名または記名捺印した上で、公証人の認証がなければ効力を生じません。

なお、合同会社の場合定款は社員全員で作成します。

参照:会社法(定款の作成)

定款作成の目的

そもそも、なぜ定款を作成するのかという、定款作成の目的について解説します。

上述のとおり、定款は会社における憲法のようなものです。このため、会社を設立する際には、事前準備として定款作成を必ず行う必要があります。

なお、定款作成に当たっては公証役場と法務局の2ケ所で手続きが必要となり、それぞれでチェックされます。

目的は2つ

定款の作成は会社設立のための事前準備であり、具体的な目的は2つ挙げられます。

公証役場と法務局での手続き

まず1つは、これも上述のとおり、公証役場と法務局での手続きをクリアすることにあります。

手続き的には、会社法で求められている内容が定款にしっかりと書かれているかどうかチェックされます。特に、公証役場では定款の認証手続きが行われ、認証された定款は法律的な効力が発生します。これにより、単なる書類から「会社の根拠」へと昇華します。

金銭トラブル等の防止

もう1つの目的は、会社絡(がら)みの金銭トラブルを事前に防止することです。会社絡みの金銭トラブルとは、主として会社と株主、会社と取引先、会社の内部で発生する事象です。

会社を設立した時点では、まだ会社の実態がないため、責任を取れません。そのため、金銭トラブルが起こった場合は誰が責任を取るのか、また、誰がいくら出資して何株持つのかなどを明確にする必要があります。

このため、会社法では、まずは定款を作成し、各種トラブルを回避するために必要な項目を最低限表記するよう求めています。

定款に記載すべき事項

会社法では、定款に記載すべき事項を下記のように定めています。

  • 絶対的記載事項(会社法27条):定款に必ず記載しなければいけない
  • 相対的記載事項(同28条):該当すれば定款に記載する
  • 任意的記載事項(29条):定款に記載してもしなくても良い

それぞれについて解説します。

絶対的記載事項

定款に必ず記載しなければいけない絶対的記載事項は以下のとおりです。

  • 目的
  • 商号
  • 本店の所在地
  • 設立に際して出資される財産の価額又はその最低額
  • 発起人(*)の氏名又は名称及び住所
    (*)会社設立の責任者

責任者である発起人が定款の作成を行い、定款に記名押印する必要があります。発起人が複数人いる場合は発起人全員が対象となります。

相対的記載事項

相対的記載事項は、下記のような場面での金銭トラブルに備えるために記載します。該当する場合は、定款に書くべきことを書かないと法律的に無効となります。

  • 現物出資:現金以外の出資(土地や車の出資など)
  • 財産引受:設立成功を条件として会社が受取る、または買う予定の財産
  • 発起人の報酬・特別利益:設立成功時の発起人に対する報酬・利益
  • 設立費用:設立後に会社が負担する例外的な設立費用

設立に際しては、会社に出資して事業を開始するための財産を確保すると同時に、株主が出資した金額に応じて公平・平等に株式を受け取れることが重要です。この場合、上記のようなことを行うと、金銭トラブルの要因となります。

特に、現物出資と財産引受は、現金以外の物で行われるため、金額が不明確な場合が多いです。例えば、土地や車を相場以上の高い金額で出資した場合、他の出資者との間で不公平になるため、金銭トラブルにつながります。

任意的記載事項

任意的記載事項は、定款に記載してもしなくても良い事項で、記載しなくても設立時に困ることはありません。

定款は会社を設立した後でも変更は可能ですが、変更するには株主総会の特別決議が必要です。重要な内容であれば登記手続きが必要になることもあるため、現実的には定款に記載する項目は設立時にまとめて記載しておくべきです。事例としては、公告の方法や定時株主総会の開催時期、事業年度などが挙げられます。

なお、会社法では株式に関する権利や役員(取締役や監査役など)に関すること、株主総会に関することなど、定款に記載していたら有効というルールが多数あります。これは各会社が自由にルールを設計できるよう、会社法が配慮していることによります。

定款作成から会社設立までの流れ

会社設立に際しては、次の流れで進めます。

  1. 定款作成
  2. 定款認証
  3. 法人登記
  4. 会社設立

法人登記の手続きは2週間以内の期限が設定されているため、余裕をもって準備できるようスケジュールを組むことが大切です。

定款作成

定款作成の際に必要な記載内容は上述のとおりですが、更に必要な記載事項もあります(会社法910条)。
主な留意点は次のとおりです。

  • 絶対的記載事項に漏れがあると法律的に欠陥になってしまうため、必ず記載します。
  • 金銭トラブルが起きやすい相対的記載事項に該当する場合は、定款に金額や株式数、氏名などを記載します。特に複数人で会社を設立する場合は全員で話し合い、議事録を記録しておくことが重要です。
  • 任意的記載事項の記載では、会社設立後を想定しておくと効果的です。
  • 法人登記の手続きの際に必要となる事項を記載します。発行可能株式総数、代表取締役の氏名などが挙げられます。

定款認証

定款認証とは、公証役場の公証人が定款を認証することを指し、株式会社を設立する場合に必要となる手続きです。上述のとおり、公証人の認証を受けることで定款に法的効力が生じます。

株式を発行しない会社(持分会社)を設立する場合には公証人の認証は不要です。合名会社、合資会社、合同会社がこれに該当します。

法人登記

法人登記手続きは法務局で行います。

この手続きを行うには、認証された定款だけでなく、法人の印鑑届出書や、出資金が払い込まれたことを証明する書類などが必要となります。法人登記の手続きには登録免許税が必要で、登録申請1件につき最低15万円程度かかるため、不備がないように準備することが求められます。

法人登記の手続きを経て、会社設立の日が確定します。会社設立日付を指定したい場合は、法人登記手続きから逆算し、事前に定款などの必要書類を準備すると効果的です。

会社設立

法人登記手続きが終わると、法務局から登記事項証明書が発行されます。これで法人として会社が認知されます。会社設立についてはこれで完了ですが、設立後も様々な手続きが必要です。主な項目を挙げておきます。

  • 税務署:設立の届出、青色申告の届出、源泉徴収
  • 年金事務所:厚生年金、健康保険
  • 公共職業安定所(ハローワーク):雇用保険
  • 労働基準監督署:労災保険
  • 各省庁:必要であれば業種の認可申請の手続き

最後に

株式会社を設立する際に必要となる定款について、会社の設立過程までを踏まえて解説しました。

繰り返しになりますが、定款は会社の憲法ともいえる重要なもので、会社の重要書類や、会社を設立しようとしたときに必ず参照される、とても大きな意味を持つ書類です。

是非、万全の準備を整えて定款の作成を行っていただきたいものです。